Что нужно знать про обмен электронными документами

Что нужно знать про обмен электронными документами

Оптимизация бизнес-процессов на основе эдо

По результатам анализа электронного документооборота с дилерами в систему ЭДО, помимо функции обмена первичными документами, было решено включить и другие операции.

В частности, расширить возможности стандартного делопроизводства:

Настройка обмена актами сверки взаиморасчетов, письмами-напоминаниями о просроченной задолженности или предстоящих платежах

Теперь работа со всеми документами теперь ведется в режиме единого окна.

Перевод в электронный вид самой значительной части документооборота — ДО по поставкам запчастей

Дилеры используют конфигурацию учетной системы 1С «Альфа-Авто: Автосалон Автосервис Автозапчасти. Редакция 4.1». Интеграция с ней потребовала некоторых доработок в имеющемся модуле Диадока. Специалисты СКБ Контур доработали его под потребности компании и внедрили в короткие сроки.

Настройка автоматического контроля совпадения 17-значных идентификационных номеров запчастей и автомобилей (VIN) во всех документах по одной поставке

В итоге качество подготовки документов стало заметно выше, а скорость их формирования сократилась до одного дня.

Перевод в электронный вид документооборота по продажам автомобилей

Учет остальных документов компании ведется в SAP. Для интеграции системы Диадок с SAP был привлечен технологический партнер DocFlow Best Practice с его готовым решением.

Подключение дилеров и работа с возражениями

Дилеры по-разному восприняли инициативу Kia по внедрению ЭДО. Некоторые посчитали, что нововведение вынуждает их нести лишние затраты и выгодно исключительно дистрибьютору. Чтобы ликвидировать эти опасения и упростить переход всех 160 контрагентов на ЭДО, компанией Kia Motors RUS было принято решение сначала отработать все процессы в рамках пилотных проектов с тремя крупнейшими дилерами. 

Рабочая группа в составе бухгалтеров, IT-специалистов и менеджеров организовала встречи с дилерами, составила регламент взаимодействия и провела все технические работы. Во время тестирования специалисты техподдержки команды Контур.Диадока собирали замечания дилеров и корректировали действия рабочей группы. Это позволило избежать сложностей на этапе массового подключения контрагентов.

Спустя всего 5 месяцев после завершения пилотных проектов все 160 дилеров начали получать документы от Kia в день их формирования, а заодно избавились от необходимости вручную вводить данные в учетные системы.

Возможность в онлайн-режиме отслеживать подписанные на стороне дилера документы

Это позволило сократить срок их подписания с квартала до трех дней. 

Сейчас ищут техподдержку:  Техподдержка мегафона северный кавказ

Возможность согласования различных документов, в частности, документов на предоставление бонусов и скидок

Раньше этот процесс растягивался на несколько месяцев, а теперь занимает считанные дни.

Бухгалтерский электронный документооборот глазами налогового инспектора

Российское законодательство подталкивает бизнес к внедрению ЭДО: в ряде случаев закон запрещает сдачу отчетов на бумаге. Например, принятый в 2020 году закон №134-ФЗ обязывает плательщиков сдавать декларации по НДС исключительно в электронном виде. Задача организации электронного документооборота между плательщиками и ФНС официально закреплена в налоговой политике России с 2020 года. Это значит, что в ближайшей перспективе можно ожидать новых мер, подталкивающих бизнес к отказу от бумажной отчетности.

Горячая линия

В сервисных центрах КонсультантПлюс работает горячая линия. Специалисты горячей линии:

— ответят на любые вопросы по системе КонсультантПлюс;

— проконсультируют по поиску информации в системе;

— сделают подборку документов по вопросу пользователя;

— запишут на обучение или семинар.

Список услуг и условия их предоставления уточняйте в сервисном центре.

Персональный менеджер

Каждый клиент может воспользоваться услугами персонального менеджера, который:

— познакомит с новыми возможностями и инструментами и поможет их освоить;

— проинформирует о важных изменениях в законодательстве и новых поступлениях в систему;

— предоставит информацию о сервисных услугах;

— ответит на любые вопросы по вашему сервисному центру.

Результаты

  1. 98-99% документов возвращаются от дилеров в течение одного дня.
  2. Компании больше не требуется привлекать дополнительных сотрудников для ведения делопроизводства. Ей не приходится расходовать средства на поддержание бумажного документооборота. За счет визирования электронной подписью документы полностью легитимны, их не нужно дублировать на бумаге.
  3. Автоматическая проверка правильности оформления документов упростила работу сотрудников бухгалтерии.
  4. По оценкам специалистов, проект стал окупаться на шестой месяц (за счет сокращения затрат, связанных с покупкой бумаги, канцтоваров, а также доставкой экспресс или обычной почтой).
Сейчас ищут техподдержку:  Приемная путина написать письмо

Решение и особенности интеграции

В декабре 2020 года Kia Motors RUS выбрала в качестве решения — систему юридически значимого обмена электронными документами Контур.Диадок.

Переход на ЭДО в КИА проходил в три этапа: 

Семинары-тренинги

На семинарах-тренингах пользователи получают ценную информацию по актуальным вопросам на реальных примерах из практики:

— знакомятся с изменениями законодательства;

— узнают, как действовать в различных практических ситуациях;

— совершенствуют навыки решения профессиональных вопросов при помощи системы КонсультантПлюс.

Снизить временные и финансовые издержки на бумажный документооборот

Ежегодные затраты на документооборот компании достигали 60 миллионов рублей. Чтобы сократить издержки на пересылку документов и автоматизировать значительную часть работы бухгалтерии, дистрибьютор решил перевести свою документацию в электронный вид.

Техническая поддержка

Техническая поддержка КонсультантПлюс включает установку и настройку системы, восстановление при поломке компьютера.

Все вопросы по работе системы КонсультантПлюс можно оперативно решить с персональным менеджером или со специалистом горячей линии.

Ускорить документооборот с дилерами

В связи с большим числом сделок объем ежегодного документооборота компании составляет около 3 миллионов бумажных документов. Документы доставляли дилерам обычной или экспресс-почтой, нередко приходилось привлекать штатного курьера. Собирать документы от региональных дилеров дистрибьютор мог в течение целого квартала.

Цена

По договорам 1С:ИТС ПРОФ, ИТС БЮДЖЕТ ПРОФ, ИТС СТРОИТЕЛЬСТВО, ИТС МЕДИЦИНА количество консультаций неограниченно.

Договор 1С:ИТС уровня «техно» предусматривает получение одной консультации в месяц.

Количество консультаций обслуживающего партнера определяется индивидуальными условиями договора информационно-технологического сопровождения.

Фирма «1С» осуществляет консультирование пользователей базовых версий, не имеющих информационно-технологического сопровождения, но консультирование у партнеров «1С» в этом случае обычно производится за дополнительную оплату.

Справочная информация:

Дополнительно о техподдержке

Сейчас ищут техподдержку:  Как позвонить оператору МТС – напрямую бесплатно с мобильного
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

Оставьте комментарий

Adblock
detector