Как агентству и фрилансеру защитить свою работу

Как делают сайты

Когда компания выходит на рынок, вырастает, меняет аудиторию или просто обнаруживает себя в 2019 году, ей становится нужен сайт.

Обычно компания до конца не знает, как строится разработка, с чего ее начать, и имеет ограниченный бюджет. Тут компания выбирает, как поступить.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Сделать самостоятельно на базе конструктора сайтов. С простым сайтом без навороченного дизайна и функционала можно справиться в одиночку, даже если у тебя нет штата разработчиков. Из минусов — придется обходиться собственными силами и навыками, осваивать конструктор самому. Этот путь обычно выбирают небольшие или новые бизнесы.

Заказать отдельно дизайн, отдельно программирование у фрилансеров. Если фрилансеры знакомые, может получиться отличный результат. Если пойти на биржу фриланса и постараться найти там кого-то — может повезти или нет. Этот путь — выбор стойких и уверенных в себе.

Заказать разработку в агентстве. Там за клиента составят задание (описание требований к сайту), нарисуют макеты, запрограммируют. Это дороже, зато результат предсказуемый. Средний и крупный бизнес, как правило, заказывают сайты именно у агентств.

Если выбран последний вариант, начинается путь длиной от полугода до пары лет — это в особых случаях. Срок зависит от объема и сложности разработки, скорости согласований и даже от того, насколько хорошо клиент понимает, какой функционал ему нужен.

Клиент популярной студии платит за уверенность в том, что его задача будет выполнена качественно и в срок. Но так происходит не всегда.

Какие есть подходы и проблемы

Есть два подхода к созданию любого веб-проекта.

Первый подход — классическая «водопадная» модель разработки. Она подразумевает, что все части проекта идут последовательно друг за другом. Это значит, что сначала мы согласовываем задание и только потом начинаем рисовать дизайн-концепцию. Концепция будет основана на задании и переданных материалах. После концепции наступит очередь макетов, а когда макеты будут готовы — начнется сборка.

Работать «по водопаду» уже не так модно, как по эджайлу, но это все еще популярный подход в разработке сайтов.

Мы работаем по первой модели — «водопадной». Чтобы избежать проблем, мы фиксируем в документах все стоящее, все полезное и все спорное. Каждый этап работы также обрастает документами.

В итоге на любом проекте у нас есть:

1. Договор.
2. Приложение № 1.
3. Приложение № 2.
4. Задание.
5. 6—10 актов выполненных работ.
6. 1—3 акта приема-передачи информационных материалов.
7. 4 счета.

Оригиналы документов у нас на руках. Это значит, что мы работаем только с подписанными документами — мы не беремся даже за самый интересный проект, если клиент хочет работать без документов или за наличные.

Документы грамотно составлены. За это отвечает наша внутренняя шаблонизация документов и несколько специалистов: юрист корректно составляет основные документы, делопроизводитель вписывает их в наш документооборот, бухгалтер вовремя выставляет счета.

Все документы отправляются курьером с описью вложения. Это фиксирует, что мы выставили акт в срок, оговоренный приложением к договору.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Мы соблюдаем условия, описанные в этих документах. Без этого даже самый крутой юрист и самый четкий договор не помогут.

Эта система и сам список могут показаться громоздкими, если вы фрилансер или представитель небольшой компании. Но вы можете взять какие-то решения и применить их точечно в своем документообороте.

Расскажу о каждом документе подробнее.

Приложение

Приложение — это соглашение об определенном наборе работ. В нем мы фиксируем этапы, сроки, стоимость, ответственность сторон на конкретном проекте. Если проект большой, мы можем сделать два приложения: первое — на дизайн, второе — на программирование. Если проект маленький, мы составляем одно приложение. Расскажу о наших принципах именно на таком примере.

В приложении всегда есть предоплата. В зависимости от договоренностей с клиентом и объема работ, она составляет от 20 до 100% стоимости контракта. Мы не работаем без предоплаты, потому что всегда есть шанс расторжения договора и прекращения сотрудничества. Будет обидно, если мы сделаем работу без предоплаты, ее не примут и потребуют расторгнуть договор. Получится, что денег нет, клиента нет, а время, которое потрачено на эту работу, не вернуть.

Разбивка по этапам выглядит примерно так:

1. Разработка задания — 10 рабочих дней.
2. Разработка дизайн-концепции — 10 рабочих дней.
3. Разработка дизайн-макетов — 20 рабочих дней.
4. Сборка (верстка, программирование, тестирование) сайта — 40 рабочих дней.
5. Наполнение сайта контентом — 10 рабочих дней.

При желании можно разбить проект на большее количество этапов: отдельно показать прототип, адаптацию макетов, верстку, тестирование и что-нибудь еще. Все зависит от проекта.

В таком устройстве документа есть два плюса. Каждый этап становится базой для дальнейших работ: к примеру, программирование не начнется, пока мы не сдадим дизайн. Каждый этап закрывается актом, поэтому внести в него лишнюю корректировку просто так не получится. Если началось программирование, значит, дизайн не изменится.

В сроках есть такая хитрость: мы учитываем не только срок нашей работы над этапом, но и срок, когда клиент принимает работу. Обычно это 5 рабочих дней. Так у нас есть время сдать проект и передохнуть перед следующим этапом, а у клиента — время принять нашу работу, обсудить ее с командой, согласовать, подписать акт и провести нужный платеж. Если клиент пишет мотивированный отказ, мы должны переделать непринятые работы. Срок переделки равен сроку несогласованного этапа.

Каждый этап имеет свою стоимость и закрывается актом. Такая разбивка защитит, если в середине проекта придется расторгать приложение или договор. Это может произойти по разным причинам: клиент поругался со студией или решил открыть новую фирму и все договоры старой фирмы хочет срочно закрыть.

Для каждого этапа мы указываем, в какой форме сдаем результат. И именно результат по этой форме клиент может принять или не принять. Объясняю на примере.

Вот что мы делаем для разработки концепции:

1. Выясняем пожелания клиента.
2. Изучаем и предлагаем референсы.
3. Понимаем ограничения и пожелания по концепции.
4. Определяем цветовую палитру и шрифты.
5. Готовим презентацию на пару десятков слайдов.
6. Делаем видеоролик.
7. Собираем анимированный прототип.

https://www.youtube.com/watch?v=channelUCDsO5GuRbRM5E_nlTgZGzKQ

Но мы специально не обещаем всего этого в приложении и не оформляем как результат работ. Все это — процессы и промежуточные результаты, их нельзя «сдать» в виде результата работ. С юридической точки зрения мы должны клиенту только два файла в определенном формате.

Задание

Задание — это стандартный первый этап работы над проектом. Мы употребляем именно термин «задание», а не «техническое задание» или «ТЗ», по нескольким причинам.

Для нас задание — это документ, фиксирующий цели и задачи сайта, основные требования к форматам, состав страниц, список необходимых материалов. На этом все. У «технического задания» есть собственное определение и госты. Подготовка такого документа будет стоить дороже, при этом для наших клиентов он будет избыточным.

Само задание мы сдаем как результат работ, который закрывается актом. Подписывается при этом и акт, и задание — так мы фиксируем все, что написано в задании, как требования к последующим этапам.

Структура задания

В пункте «Дизайн» хочется написать что-то вроде «Продающий и яркий дизайн для динамично развивающейся компании». Мы себе такого не позволяем. В требованиях к дизайну только сухая выжимка фактов — того, что можно доказать юридически. Все эмоции — на этапе концепции.

В разделе «Содержание страниц» каждую страницу мы описываем максимально сухо. Мы специально не пишем ничего про цветовую гамму, настроение, эмоции и то, насколько страница должна быть продающей, потому что это все — недоказуемые вещи. Раз их нельзя доказать, то и защитить результат своей работы будет сложно. А вот наличие промоблока легко доказуемо.

Акт приема-передачи информационных материалов

Чтобы мы могли использовать в проекте что-то кроме собственной фантазии, семи цветов радуги и бесплатных шрифтов, мы просим клиентов предоставлять нам собственные материалы: тексты, фото, видео, шрифты, логотипы. В задании мы составляем список материалов, которые клиент обязуется нам передать.

Все переданные клиентом материалы я описываю в акте приема-передачи информационных материалов, который подписывают обе стороны. Такой акт обеспечивает несколько вещей.

В приложении юридическим языком написано: нет контента — нет дизайна. А значит, мы можем ничего не рисовать и не перерисовывать, пока клиент не выдаст нам материалы.

Вместе с материалами от клиента мы получаем базу для своей работы — мы используем их в дизайне. Кроме того, с материалами от клиента презентовать результат заказчику проще и эффективнее, потому что на вопрос: «Почему тут именно эта фотка?» один из правильных ответов: «Это снимок вашего завода, который вы попросили использовать».

Акт выполненных работ

Мы подписываем акты после того, как закрывается каждый этап. Акт подтверждает, что работа выполнена в полном объеме и вовремя.

Мы составляем акт и отправляем его на юридический или фактический адрес клиента. Мы стараемся отправлять акты курьерской службой с описью вложения или почтой России — так у нас остаются бланки передачи писем и можно доказать, что акт выставлен вовремя.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Обычно за проект набирается 4—5 актов.

Что помнить о документах

1. Работайте только по договору и только по предоплате.
2. Разбивайте работу на этапы. Указывайте стоимость каждого из них: если придется расторгать договор, вернете деньги только за невыполненные этапы.
3. Каждый этап закрывайте актом выполненных работ.
4. Сделайте и подпишите хотя бы минимальное задание на сайт, в котором укажите основные требования «по существу». Круто, если это будет отдельный этап работ, за который вам заплатят.
5. Зафиксируйте, когда и какие материалы предоставляет клиент. Укажите в договоре, что вы не можете начать работу без этих материалов.
6. Не подписывайте документы, с которыми не согласны.
7. Рискуйте и отходите от правил, если договоритесь об этом сами с собой.