Внедрение корпоративного портала

Определения Gartner

Gartner определяет портал как персонализированную точку Web-доступа человека к релевантным информационным активам (источники информации, документы, базы знаний, приложения, бизнес-процессы и пр.) и к другим людям через единый пользовательский интерфейс с использованием механизмов управления правами доступа и широкими возможностями индивидуальной настройки.

Решая ряд самостоятельных задач, порталы являются также ключевым элементом рынка средств управления корпоративным контентом, обеспечивая функции коллективной работы и поддержки документо-ориентированных бизнес-процессов. В последние годы тут находят все более широкое применения технологии Web/Enterprise 2.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

По оценкам Gartner, еще в 2009 г. на мировом рынке горизонтальных (универсальных) порталов определилась явная тройка лидеров (IBM, Microsoft и Oracle). Еще в 2008 году казалось, что SAP сможет превратить тройку лидеров в четверку, но сейчас видно, что это ей явно не удается, более того, вероятно ей уже в недалеком будущем придется покинуть квадрант лидеров.

В 2010-м в группу ведущих поставщиков впервые вошла компания LifeRay, которая стала первым поставщик продуктов Open Source в этой престижной команде. За прошедший год ей еще удалось закрепиться в сегменте лидеров, несколько усилив свои позиции. Долгое время казалось, что в этот квадрант, приложив небольшие усилия, сможет попасть Tibco Software, но сделать это она так и не смогла: в этом году компания резко откатилась в квадрант нишевых игроков.

Еще два потенциальных кандидата на попадание в группу лидеров — Red HatJBoss и OpenText. Но и у них пока ничего не получается, причем если первая из них занимает все эти годы фактически постоянную позицию в квадранте `претендентов`, то вторая, усилив направление `завершенность видения`, понизила уровень `способности к реализации` и в результате переместилась из категории `претендентов` в группу `провидцев`.

Отражением процесса продолжающегося развития рынка стало некоторое увеличение числа компаний на квадранте. Среди новичков стоит выделить в первую очередь Salesforce, которая своим примером показывает возможности успешной реализации облачных моделей использования ИТ, и, что также важно, расширения сферы применения облачных средств.

А вот ряд других ИТ-поставщиков, в том числе из числа ведущих игроков ИТ-рынка, которые уже не первый год упоминаются в исследованиях Gartner как будущие потенциальные участники квадранта портальных технологий, попасть в него никак не могут. И в первую очередь в этой связи нужно сказать о Google. Gartner объясняет такую ситуацию недостаточным уровнем обеспечения безопасности, персонализации и возможностей интеграции в продуктах Google, подчеркивая при этом, что данные характеристики являются очень важными для корпоративных заказчиков.

На рынке еще несколько лет назад сформировалась лидирующая тройка — IBM, Microsoft и Oracle, демонстрирующая при этом весьма различающиеся стратегии действий.

IBM WebSphere Portal, представленный сейчас версией 7.0, имеет большую историю и опыт применения на рынке, пользуется признанным доверием заказчиков, причем со стороны как бизнеса, так и ИТ-подразделений. Это решение часто выбирается в качестве основы для реализации самых сложных портальных сценариев, в том числе с комбинированным применением транзакционной информации и неструктурированного контента. Оно используется как внутри, так и вовне предприятий, в частности для межорганизационного взаимодействия.

Microsoft SharePoint, как известно, появился на рынке более десяти лет назад именно как портальный продукт, но все же долгое время позиционировался как средство поддержки групповой работы внутри предприятия. Однако с тех пор круг решаемых им задач весьма существенно расширился, и сейчас его последняя версия 2010 вполне соответствует требованиям портала корпоративного уровня и многие заказчики применяют его в своих внешних отношениях с партнерами и потребителями.

Oracle давно развивает у себя портального направление, имея довольно большой набор продуктов. Но ведущая роль тут сейчас принадлежит решению WebCenter Portal в составе набора WebCenter Suite, полученного в результате приобретения несколько лет назад компании BEA. Oracle развивает WebCenter Portal в рамках своей обновленной стратегии Enterprise 2.

Как правило, корпоративные порталы не ограничивают круг своих обязанностей банальными новостями компании и пресс-релизами. Фактически, речь идет о доступе к документарной базе, востребованной большинством работников, в том числе и внештатных, организации эффективного взаимодействия всех без исключения звеньев корпоративной сети.

• Снижение издержек, экономия времени. Единое информационное пространство для территориально-распределенной компании.
• Повышение эффективности работы и взаимодействия сотрудников.
• Повышение эффективности управления.
• Интеграция разнородных информационных систем (ERP, СЭД, CRM, HRM) в единый комплекс.

Бизнес-процессы

В этой главе рассмотрим процесс внедрения как теорию.

Ключевых требований к процессу внедрения не много:

• Минимизация финансовых рисков. Корпоративные порталы, в отличие от многих специализированных корпоративных информационных систем, гораздо проще во внедрении и сопровождении, и соответственно, дешевле. Сроки внедрения готовых решений на предприятии обычно не превышают нескольких месяцев. Однако здесь многое зависит от выбранных целей и поставленных задач. Задание изначальных целей, критериев успешности, позволит оптимально (читай: с минимальными вложениями) реализовать проект внедрения.
• Минимизация рисков по организационным изменениям. Одно из самых сложных для понимания требований к внедрению. Каждая компания имеет свои бизнес-процессы. Невозможно создать ПО «из коробки», способное удовлетворить всех клиентов. Соответственно, клиент должен понимать, что придется выбирать оптимальную для него тактику в решении проблемы несоответствия ПО каким-то деталям в бизнес-процессах компании. (Несоответствие ПО базовым бизнес-процессам исключает саму реализацию проекта «корпоративный портал».)

  Возможны три тактических варианта:

  • дописывание функционала сторонними, либо собственными специалистами,
  • изменение БП компании,
  • сочетание первых двух вариантов.

  При внедрении необходимо чётко понимать что, где и когда предстоит менять.

• Техническая стабильность. Портал, как программное обеспечение, должен работать стабильно. Как в период внедрения, так и после.
• Безопасность данных. В большей части это проблема техническая и зависит от уровня подготовки IT отдела клиента. Организационные аспекты безопасности в рамках КП решаются через систему прав. Система прав доступа определяется текущим администрированием КП. Стартовая позиция прав должна будет входить в список «базовых» критериев успешности внедрения.

  Внимание! Инсайдерская проблема не решается средствами КП в принципе.

• Требования по сроку. Внедрение портала – дело не быстрое, как бы ни хотелось. Клиенту надо обязательно сориентироваться в сроках, в которые он желал бы получить реально работающий портал. Требования по сроку могут быть указаны как конечные, так и промежуточные.

Рекомендуется продумать как вы будете вести документирование процесса внедрения. Это может пригодиться при разборе спорных ситуаций. Способы фиксации вашей деятельности могут быть разными. Например: журнал проведения обучения. Но лучше использовать инструменты портала, это покажет его возможности, послужит дополнительным способом привлечения сотрудников на портал, а так же будет дополнительным способом обучения. Можно использовать для этого Календари, Планёрки и Собрания.

Отдельным пунктом ТЗ желательно обговорить внесение (если требуется) изменений в регламенты организации. В противном случае есть опасность возникновения рассогласования между автоматизированными процедурами и остальными процессами организации.

Будет полезным и включение в ТЗ списка конкретных лиц со стороны Исполнителя и со стороны Заказчика с оговоркой их обязанностей в рамках процесса внедрения портала.

Обучение бизнес-процессам можно разделить на две составляющие:

• Обучение созданию шаблонов БП;
• Обучению работе в созданном БП.

Обучение созданию может оказаться достаточно сложной задачей, так как самое эффективное обучение – это разработка вместе с Заказчиком какого-то конкретного шаблона. В этом случае вы должны быть уверены, что созданный шаблон будет полностью соответствовать имеющемуся реальному производственному Бизнес-процессу.

Обучение работе в БП не должно вызвать особых затруднений, так как (если реальный бизнес-процесс не менялся) это просто автоматизация уже известного сотрудникам процесса. Надо будет просто показать как на экране монитора выглядит конкретно их часть работы.

Бизнес-процессы – инструмент для автоматизации выполнения производственных процессов. Сами по себе Бизнес-процессы без привязки к какой-либо сущности Битрикс24 не имеют смысла. Поэтому их нужно всегда рассматривать как дополнение какого-либо инструмента корпоративного портала.

Рекомендации: Обучение сотрудников использованию Бизнес-процессов лучше проводить на уже созданных БП в режиме реальной деятельности. На это уходит не более недели, в зависимости от самого Бизнес-процесса. Обучение созданию шаблонов Бизнес-процессов – дело более сложное и длительное. На него уходит примерно полнокровная трудовая неделя специалиста.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Проектирование шаблонов бизнес-процессов – дело не простое, хотя и не требует специальных знаний. Дело в логике мышления и в знании предметной области работы компании. Как правило, в качестве создателя шаблона БП в компании используется 1-2 сотрудника, которые в деталях знакомы с инструментом. К ним и обращаются при необходимости создания новых шаблонов.

Вовлечение в использование Бизнес-процессов не должно происходить стихийно. Бизнес-процессы – это инструмент автоматизации какого-то конкретного производственного процесса, в котором участвуют как люди приветствующие изменения, так и консервативно настроенные. А работать нужно всем. Следовательно ввод в работу Бизнес-процесса должен сопровождаться как минимум объяснением новых условий работы для всех участвующих лиц.

Преимущества и возможности

от финансового отдела до управленческого и так называемого sales. При этом полезными опциями могут служить средства интегрированного контроля за присутствием сотрудников в офисе, системы учета рабочего времени, оповещения. Корпоративные порталы во многом удобнее устаревших методов рассылки по корпоративной почте – они снижают нагрузку на ИТ-отдел, дают возможность организации массовых офлайн-дискуссий, конференций, форумов и опросов. Реализация корпоративного портала позволит организовать в частном порядке следующие системы:

• Информационное представительство в глобальной сети
• Информационный портал для клиентов
• Портал технической и информационной поддержки для партнеров и клиентов
• Система сбора и анализа информации
• Система ведения фонда программных средств, документации
• Система поиска и подготовки документов

Тренды рынка коробочных порталов в 2011 году

К 2010 году рост количества программных продуктов, используемых организациями, сформировал потребность в предоставлении единой среды для получения информации из разных программных источников. Для решения этой задачи появились инструменты для интеграции программных приложений. Применение этих технологий при создании корпоративных порталов обеспечило единую точку доступа ко всем приложениям и контенту организации.

К тому же развитие новых технологий в течение последнего десятилетия повысило роль бизнес-коммуникаций и совместной работы сотрудников компании с едиными корпоративными информационными ресурсами в достижении целей бизнеса и организации эффективной работы. Поэтому современные портальные решения предоставляют интегрированный набор унифицированных средств для обеспечения эффективного взаимодействия сотрудников, приложений и данных, а также для совместной работы пользователей.

Современные корпоративные порталы – это мультифункциональные системы, которые решают множество практических задач – технологических и деловых. Порталы обеспечивают единую точку доступа, возможность оперативного поиска и предоставления информации и дают эффективные инструменты для управления знаниями и взаимодействия сотрудников компании.

Более того, возможности интеграции с другими информационными системами позволяют организовать единое хранилище общедоступной нормативной, оперативной, управленческой информации, отраслевых/функциональных знаний, накопленного опыта, предназначенного для использования всеми сотрудниками компании, организовать их коллективную работу и возможность удаленного доступа к необходимой информации.

Кроме того, совместное использование средств поиска и настройки отображения информации предоставляет пользователям необходимые инструменты для бизнес-аналитики. Информация из различных источников позволяет увидеть картину в целом и получить необходимый уровень детализации для принятия того или иного решения.

При этом средства обеспечения безопасности современных корпоративных порталов предоставляют необходимые возможности настройки различных уровней доступа, которые исключают несанкционированное использование и изменение информации.
Таким образом, современные корпоративные порталы предоставляют полный набор надежных средств для того чтобы легко получить доступ к нужной информации, проанализировать и передать необходимые данные, что ведет к повышению качества принимаемых решений.

Эти системы позволяют собирать в единое целое и объединять на основе ролей и задач все разнотипные источники знаний и информации, доступные как внутри организации, так и за ее пределами так, чтобы необходимые данные легко можно было найти, извлечь и повторно использовать привычным для пользователя образом.

Эксперты Softline провели анализ тенденций рынка тиражируемых корпоративных порталов в 2011 году. По собственным оценкам компании, удельная ёмкость сегмента готовых интранет-решений в России в уходящем году составила более $10 млн.

Эксперты Softline, проанализировав результаты опросов клиентов в более чем 30 городах России, пришли к выводу, что рынок коробочных корпоративных порталов в уходящем году продемонстрировал рост, превышающий 200%. По собственным оценкам компании, в 2011 году удельная ёмкость направления готовых интранет-решений в России составила более $10 млн.

Оценивая рынок в разрезе 2009-2011 годов, в Softline отмечают: клиенты перестали выбирать продукт, исходя из размера первоначальных затрат. Стандартом стала высокая скорость развертывания – на сегодняшний день практически любой коробочный портал можно полностью установить и настроить за несколько часов.

При этом даже одного сервера будет достаточно, чтобы обслужить среднюю компанию с территориально распределенным штатом в несколько тысяч человек. Также стабилизировалась цена: независимо от лихорадочных колебаний курса мировых валют сегодня средняя стоимость базовой редакции корпоративного портала для компании до 400 пользователей составляет менее (порядка) 3 000 долларов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

На первый план в последнее время вышел новый аспект – эксплуатационные затраты после внедрения, определяемые, в основном, платформой, на которой построен продукт: для клиентов значимыми являются ее «промышленность», то есть опыт эксплуатации во всем мире, поддержка лидирующими мировыми вендорами, максимальная известность, стандартизация разработки, «родная» интеграция с самым распространенным офисным ПО.

Опыт использования корпоративных порталов показал ожидаемо предсказуемый результат: сотрудники охотнее работают с уже имеющейся корпоративной информацией, быстрее находят или размещают нужные документы и контент. Улучшается командный дух в коллективе, способствующий рождению новых плодотворных идей для роста бизнеса.

Типы клиентов

Клиент – он разный, каждый раз другой. Сценарии взаимодействия с клиентом зависят от его внутреннего запроса. Во всех ситуациях когда описывается какой-либо инструментарий или рекомендация, нужно понимать границы ее применения и сценарии использования. Можно выделить четыре основных типа клиента:

1. Мы все знаем сами. Сделайте, то что вас просят. Это крупные компании с выстроенными бизнес-процессами, имеющими, подчас, не просто IT-отдел, но и целый департамент. В большинстве, такие компании уже имеют какую-либо вариацию корпоративного портала из-под другой платформы (часто самописную) и требуется перенос. Им не нужно постепенное внедрение корпортала в режиме внутреннего альфа-тестирования потребностей.

   Такие клиенты сами говорят, что нужно и какие инструменты будут даны пользователям, какие категорически заблокировать, а какие доработать или разработать с нуля. Можно запросто услышать безапелляционно высказанную фразу: “У нас Задачи не приживутся, их нужно отключить”.

   Отбирать в таких случаях “хлеб” у отдела департамента аналитики, маркетинга, IT и прочих, чревато. Это может быть расценено, как попытка показать некомпетентность сотрудников по их профессиональным вопросам в глазах руководства. В лучшем случае вас будут каждый раз останавливать, в худшем – прекратят с вами работать. К процессу выявления критических процедур, если он будет, вас просто не подпустят. Техническое обслуживание они проводят самостоятельно или аутсорсом без предоставления внешнего доступа.

   Только необходимость в серьезной доработке может вернуть их за стол переговоров с подрядчиком.

2. Нам нужно сделать вот это и вот так. Ваши предложения – изложите, мы их рассмотрим. Это компания с выстроенными бизнес-процессами. Корпортал отсутствует или имеется в зачаточном состоянии в виде, например, файлохранилища. Корпортал рассматривают как инструмент для оптимизации взаимодействия и контроля.

   Ключевой момент в выстраивании работы с таким Заказчиком, понимание того, что скорее всего работать придется через буфер, “сломанный телефон” в чистом виде. Вы рассказываете (презентуете, выставляете КП и т.п.) некоему менеджеру, он слушает, понимает, насколько может понять и делает в свою очередь презентацию перед руководством принимающим решение.

   Результат непредсказуемый и плохо управляемый. Ключ к эффективному контакту с таким клиентом лежит в постепенном “втирании в доверие”. Помочь менеджеру (ответственному лицу) в наглядном и простом представлении результатов и предложений для руководства. Успех проекта зависит от того, на сколько успешным будет в результате контактирующий с вами менеджер.

3. Нам нужно прийти вот сюда, давайте вместе подумаем, в чем нам сможет помочь корпортал. Идеальный Заказчик. Цели и задачи или уже сформулированы, или Заказчик готов к их выработке в процессе работы.

4. Ну, вы же специалисты. Сделайте, что там нужно и чтобы все хорошо работало. Вас спасет:
   • выявление и документирование целей и задач;
   • подробное ТЗ;
   • разбивка проекта на логически завершенные блоки и временны́е этапы;
   • компетенция аналитика, позволяющая не только сформулировать предложение на основе собранных исходных данных, но и анализа эффективности внедрения и формирования предложений по коррекции

История

Середина 90-х стала откровением для публичных веб-ресурсов. Повсеместное распространение большей частью на Западе получили такие порталы как AltaVista, AOL, Excite и Altaba (ранее Yahoo). Эти сайты обеспечивали необходимый набор ответвлений, которые позволяли пользователям возвращаться на эти сайты каждый деньили просто пользоваться ими постоянно.

Конечно, речь идет о таких сервисах, как новости, курсы валют, почта, погода и поисковики. В конце концов крупные предприятия стали видеть широкие возможности в таких порталах, которые можно с легкостью использовать в личных целях и проецировать посредством этого инструмента “волю” на подчиненных в массовом порядке.

В связи с этим масса компаний перевели корпоративные системы на веб-уровень, включая системы электронного документооборота, финансовые структуры и маркетинговые. Первые коммерческие продукты стали появляться в в 1998 году. Многие производители ПО стали предлагать уже готовые решения, которые бы отвечали всем требованиям заказчика – гибкие и универсальные.

Такие программные пакеты представляли собой широкий инструментарий для быстрого развертывания портала. Пионерами в этой области выступили такие компании как BEA, IBM, Passageways, Oracle и Sun Microsystems. Предприятия-заказчики могли расширять, интегрировать и выбриать компоненты для порталов по своему вкусу, ориентировать их на стратегическую направленность, бизнес-взаимодействие.

Для облегчения их выбора и разделения продуктов по отраслям, поставщики стандартизировали проектную методологию по принципам: Business-to-Employee (для сотрудников), Business-to-Consumer (для клиентов), Business-to-Business (для партнеров) и тому подобные. В 2003 году компании-производители Java-ориентированных продуктов утвердили стандарт на разработку корпоративных порталова, известный как JSR-168.

Цели и задачи

Внедрение преследует свои цели, которые решаются последовательным решением списка задач.

Цели внедрения – некий производственный результат, для достижения которого реализуется проект «Корпоративный портал».

Как правило, решаются цели оптимизации производственного процесса. Цели могут быть многоуровневые, разные по значимости, разные по сложности реализации. Чем подробнее описаны цели, тем осознаннее клиент (и внедренец) подходит к проекту “корпоративный портал”. Цели достигаются (или не достигаются) и могут быть объективно измерены, а также обязательно привязаны ко времени.

Например, для отдела продаж: к 1 декабря увеличить количество обрабатываемых входящих заявок (фиксация лида, первичный ответ, формирование уточняющего запроса, постановка сопряженных задач и т.п.) с 15 до 25 штук на менеджера продаж в день.

Еще пример, сократить время интеграции нового сотрудника в структуру компании с 2 дней до 4 часов, исключить из процесса интеграции сопровождающего HR-сотрудника, разработать и внедрить с 1 декабря.

На самом деле это очень-очень сложно формировать цели. В ряде случаев выявляется:

• недостаток исходных данных и аналитики по объекту оптимизации со стороны Заказчика,
• непонимание Заказчиком смысла процедуры постановки целей.

Если ваша студия именно разработчики, а не бизнес-консультанты по целеполаганию, то, возможно, есть смысл вообще отказаться от наличия такого раздела в ТЗ, чем писать в него то, что не является целями или они надуманы (просто для того чтобы были). И тогда реализация проекта сведётся к решению задач без привязки к результатам. Заказчик в таких случаях полагает, что мечты сами превратятся в цели и будут достигнуты автоматически.

Желательно выстраивание иерархии целей:

• Базовые – цели без реализации которых корпоративный портал нельзя считать внедрённым. То есть то, ради чего, собственно, внедрение и затевалось. По другому это можно назвать “порог успешности”.
• Второстепенные – цели, достижение которых – это приятный “бонус”.
• Первичные цели – цели, которые вам кажутся самыми легко достижимыми и способными показать сотрудникам эффективность проекта.
• Приоритетные по сроку – цели, достижение которых необходимо в первую очередь.

Примечание: Цели меняются. Заявленные базовые цели в процессе внедрения вполне могут измениться или отойти в разряд второстепенных и наоборот.

Первичные цели отличаются от Приоритетных по сроку. Первые направлены на “ВАУ-эффект” среди сотрудников компании, что должно возбудить и поддерживать интерес к порталу у сотрудников до тех пор, пока работа на портале не войдёт в привычку и корпоративную культуру. Вторые – это собственно производственные цели и должны дать эффект быстрой отдачи в производственном плане.

Базовые цели, при этом вполне могут не попадать в Приоритетные по сроку. Как правило, это сложные цели автоматизации и оптимизации основной производственной деятельности компании к которым нужно подойти особо внимательно.

Задача – конкретные действия, которые нужно выполнить для достижения поставленной цели.

Задача отвечает на вопрос: что нужно сделать чтобы достичь цели. Задача конкретна и процедура ее формирования, в отличии от цели, чаще всего однозначно понимается и подрядчиком, и Заказчиком.

Примером задачи может быть освоение Живой ленты и сообщений, Календаря и других инструментов, решающих текущие, мелкие, но неудобные моменты в работе сотрудников. Например, создание Базы знаний или Бизнес-процесса по заказу меню из столовой на обед.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Возможен парадокс: правильно решенная задача может не привести к достижению цели. Если цель неправильно сформулирована.

Зачастую цели и задачи, первоначально поставленные перед проектом, сильно расходятся с реальной практикой после внедрения. Почему?

Первичные требования, как правило, содержат «искаженные цели». В самом начале, на этапе разработки технического задания, корпоративный портал рассматривался преимущественно как «единая точка входа», и вопросы интеграции портала с другими корпоративными приложениями, доступа к информации считаются приоритетными.

Достаточно часто на начальном этапе запуска корпоративного портала происходит пренебрежение информационным наполнением портала – контентом. Но именно контент – тот «пряник», который приучит сотрудников работать с корпоративным порталом и через корпоративный портал.

Опыт внедрения Битрикс24 партнерами компании «1С-Битрикс» показывает, что:

• Участники проекта недооценивают значение и коммуникаций и, соответственно, издержек связанных с ними;
• Большинство компаний, внедривших у себя корпоративные порталы, стали использовать их во многом как корпоративное издание, рупор официальной информации;
• На текущий момент тема управления корпоративными знаниями оказывается актуальнее, чем проблемы интеграции приложений.
• Не всегда верно оцениваются возможности инструментов портала, особенно сложных в использовании: CRM и Бизнес-процессы.

Полностью избежать расхождения проекта и результата вряд ли удастся. Слишком это сложное и трудно прогнозируемое мероприятие, корпоративный портал. Но что бы минимизировать эти расхождения можно дать следующие рекомендации:

• В идеале желателен масштабный опрос сотрудников и несколько личных интервью с ключевыми типами «пользователей». Надо понять, как им будет удобнее пользоваться корпоративным порталом. Но не надо принимать эти данные как руководство к действию. Понимания того как должен работать корпоративный портал у сотрудников еще нет. Потому и высказать «как нужно» они толком не смогут. Опрос надо рассматривать как зондирование слабых мест в технологиях работы.

  Примечание: Заказчика крайне сложно склонить к заказу/оплате такого маркетингового исследования на своей стороне. Если затеваете такой шаг, планируйте его в таком объеме, чтобы отнести или на чистый пресейл, или на некие учтенные работы.

• Корпоративный портал “с нуля” – это ошибка. Если у вас нет какой-никакой сетевой инфраструктуры, наработанного порядка работы с документами и так далее, то у вас, скорее всего ничего не получится. Корпоративный портал должен внедряться в имеющееся информационное пространство, модифицируя его. Однако в современных условиях компьютеризации вариант портала “с нуля” – крайне редкий случай.
• Искусственный контент на корпоративном портале – это тоже ошибка. Высосанные из пальца новости не привлекут сотрудников на портал. Лучше уж используйте портал как хранилище документов и средство групповой работы, а не как корпоративную газету.

  Контент – это и есть, та информационная масса, которой нужно задавать вектора, придавать импульсы и управлять на уровне системы. Многие понимают, что делать с контентом, когда он имеется. Строятся воронки продаж, аналитика отчетов и тому подобное, на основании этого контента (и его производных) принимаются управленческие решения: усилить отдел продаж, разогнать отдел кадров.

  Противодействие естественным образом возникает на уровне конкретного сотрудника, так как его, система корпортала заставляет становиться не только генератором контента, но и наделяет обязанностью его структурированного размещения согласно правилам. Каждый понимает, что: “И так дел по горло, теперь еще и на это буду тратить свое время”.

• Корпоративный портал требует ресурсов. Особенно на начальном этапе. Как видимых: финансовых и людских, так и неявных: контента для портала. Экономите на этом? Не ждите хорошей отдачи.
• И помните, что удовлетворить всех не получится. Все равно кто-то чем-то да останется недовольным.

Как правило, у клиентов третьего и четвертого типов есть желание внедрить и, в лучшем случае, какие-то намётки в головах или на бумаге о том, что должно получиться. Если есть намётки на бумаге – это уже хорошо.

И хотя абсолютно все будут говорить, что они чётко представляют себе что им нужно, тем не менее этап осознания клиентом целей – обязательный этап для внедрения. Не пройдя его, вы рискуете получить неприятности, мягко говоря.

Задачи – инструмент для организации индивидуальной и групповой работы.

Рекомендации: На обучение использования Задачами достаточно двух-трёх дней без отвлечения от текущих обязанностей, но требуется объяснение по способам работы. Реально инструмент заработает не ранее чем через месяц фактической работы, пока сотрудник не привыкнут, либо пока их не заставит “привыкнуть” внедрённая система учёта работы.

Эффективность внедрения этого инструмента в подавляющей мере зависит от позиции руководителя подразделения. В какой мере он заинтересован организовывать работу подразделения через инструмент Задач, в такой мере и будет использоваться инструмент сотрудниками. Только самые организованные сотрудники используют Задачи самостоятельно.

Одним из стимулов перехода на Задачи в организации и учёте работы может послужить переход на систему KPI. Или реализация любой другой системы учёта работ, где сумма компенсации за труд будет завязана на Задачи, выполненные сотрудником в определённые сроки.

При использовании Задач внешне всё просто: руководитель (или сотрудник самостоятельно) создаёт задачу, сотрудник выполняет её и закрывает задачу. Руководитель учитывает результат в премии. Но “по жизни” всё несколько сложнее. Задачи могут быть разными по:

• сложности или объёму работ;
• приоритету по выполнению;
• качеству выполнения;
• другим причинам.

Всё это нужно учитывать при составлении месячного отчёта по KPI, иначе вам не избежать недовольства в коллективе, что может привести к обратному эффекту: снижению производительности.

Решение этой проблемы типовое: введите коэффициенты, позволяющие увеличивать/уменьшать ставку премии за выполнение задачи. Сложнее обосновать и сделать понятными эти коэффициенты для сотрудников и администрации.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Примечание: Крайне сложно сразу задать значения коэффициентов “на все случаи жизни”. Исправление значений коэффициентов – обязательный момент в работе системы, который позволяет корректировать как справедливость учёта, так и направленность системы на тот или иной результат работы сотрудников.

Выбор места размещения и установка продукта

Есть три варианта размещения Битрикс24:

• использование его в «облаке»,
• размещение коробочной версии на хостинге,
• размещение коробочной версии на собственном сервере.

Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. Теоретически, можно исключить из конкурентного списка размещение на хостинге. Тогда уж лучше размещать в облаке. А вот сравнение между размещением в облаке и размещением на собственном сервере имеет смысл.

• Стоимость владения. Это прямые финансовые затраты на покупку программы, оплату аренды, покупку оборудования. Это также затраты и других ресурсов, на обслуживание, временных, человеческих, технических.

  В случае использования «облака» стоимость владения, по сути, складывается только из арендной платы. И, на первый взгляд кажется, что она значительна. В случае размещения на своем сервере стоимость владения складывается из стоимости оборудования, с учетом необходимого дублирования и резервирования, затрат на обслуживание и проведение регламентных работ для поддержания надежности, бесперебойности, доступности сервиса. С учетом всего этого стоимость владения при размещении у себя может быть больше в течение многих лет.

  Но в каждом конкретном случае это нужно просчитывать. Возможно у организации уже есть достаточно мощные ресурсы для размещения портала у себя. Если их использовать, то затрат на оборудование не будет и картина стоимости владения может поменяться.

• Возможность доработок и изменений в программе.

  Понятно, что в случае работы в «облаке» это невозможно. А они могут понадобиться. Впрочем, перейти с Битрикс24 на собственное размещение всегда возможно. Нужно обсуждать конкретный случай и принимать решение.

• Зависимость от наличия Интернета.

  Казалось бы она больше в случае размещения в «облаке». Но в ряде случаев случаев, например, когда компания имеет три удаленных офиса или при совместной работе с контрагентами есть зависимость от наличия Интернета.

  Наибольшее отличие зависимости вариантов размещения от интернета проявляется при глобальных проблемах с Интернетом. В случае размещения портала “у себя” компания остается в работе полностью. В случае «облака» компания полностью прекращает работу на портале.

  Локальные проблемы с Интернетом у провайдеров в каждом из удаленных офисов одинаково влияют на зависимость при любом варианте размещения. Поэтому следует решить в какой степени следует учитывать вероятность и влияние глобальных проблем с Интернетом. В какой-то мере это вопрос доверия ко всей инфраструктуре обеспечения Интернета. Естественно, при этом с не рассматриваются форс-мажорные обстоятельства.

  Возможно есть смысл обеспечить резервный канал доступа к Интернет за счет мобильных сетей (в том числе LTE).

  Облака падают очень редко, хостинги тоже не часто. А вот если в вашем Бизнес-центре проводятся ремонтные работы, и по ночам, а то и днем, пусть на короткое время, но выключают электричество, то у вас будет лишний повод задуматься о расходах на содержание своей серверной с полным набором ИБП и прочего, и как-то иначе посмотреть на облачный сервис. Считайте экономику в комплексе всех возможных ситуаций!

Если принято решение в пользу коробочной версии, то портал нужно установить и настроить на быструю работу. При размещении на собственных серверах их настройка ничем не отличается от настройки обычного веб-сервера.

Критерии успешности внедрения

Порог успешности – минимально необходимый набор целей, достижение которых позволит говорить об успешном внедрении портала.

Порог успешности – понятие относительное, так как Базовые цели могут быть реализованы в разных объемах. Поэтому можно говорить о такой вещи как критерии успешности.

Критерии – критерии, которые будут характеризовать успешное внедрение.

Критерии успешности нужны для определения когда можно считать цель достигнутой. Чем объёмнее, сложнее и труднее цель, тем больше всяких нюансов вылезает при её достижении. Например, в качестве цели высказано: “Перевести на инструмент Бизнес-процессы деятельность компании”. Цель слишком общая, но она высказана клиентом.

Если студия-внедренец подпишется под ней без всяких оговорок, то её будет жалко: невозможно создать инструмент, удовлетворяющий любую потребность любой компании. И реализовать таким образом сформулированную цель крайне трудно.

Внимание! Необходим конкретный список бизнес-процессов и логическая блок-схема, статусы перехода, права и роли участников на каждом шаге.

Достижение цели не всегда лежит в бинарной плоскости достигнута/не достигнута. Образовавшийся тренд, некая статистика по математическому ожиданию и дисперсии могут сказать о правильно выбранном векторе движения и создать основу для ресурсной оценки дальнейших действий и возможно коррекции числовых значений цели, тех самых критериев успешности.

Да очень просто. Если при возникновении потребности в информации у сотрудника первой реакцией будет: «надо посмотреть на корпоративном портале». Или если при проблемах в локальной сети сразу начинает разрываться телефон вашего IT -департамента c требованиями: «Когда ж вы почините корпоративный портал!».

Главное в реализации корпоративного портала – это удобство работы с ним. Если портал облегчает ежедневные обязанности сотрудника, делает его работу удобной, то он автоматически станет пользоваться им. В противном случае, когда сотрудников принуждают пользоваться «кривым» порталом, об успешности внедрения можно и не говорить.

Однако сказанное выше – это общая и в большей степени эмоциональная оценка. Для более точной оценки необходимо задать критерии успешности ещё до того как начнёт реализоваться внедрение портала. И сделать это лучше всего на этапе составления ТЗ.

При рассмотрении критериев успешности всегда учитывайте то, что по мере внедрения портала происходит более чёткое формулирование целей внедрения и более чёткое осознание возможностей портала. Соответственно должны меняться и критерии успешности внедрения.

Уровни внедрения

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Внедрение корпоративного портала происходит на трёх уровнях:

• Техническом – внедрение как процесс настройки веб-сервера;
• Технологическом – внедрение в технологические процессы;
• Организационном – внедрение “в головы” людей и корпоративную культуру.

Это наличие достаточного «железного» и «людского квалифицированного» ресурса для решения задачи установки, настройки и производительной работы сервера на котором будет работать корпоративный портал в случае размещения портала на собственной площадке. Или достаточного финансового ресурса, чтобы разместиться “на стороне” либо в “облаке” сервиса Битрикс24.

Этот уровень внедрения очевидный, достаточно простой и малозатратный (в случае использования только штатного функционала). Может даже не потребоваться приобретения дополнительного оборудования (у серьёзных компаний есть собственные сервера). Затраты могут быть только временны́е (если проект реализуется силами собственного IT-отдела), либо финансовые (если проект реализует подрядчик).

В случае размещения коробочной версии на сервере хостера или в виде облачной версии Битрикс24 необходимо учесть временны́е затраты на общение со службой поддержки. А так же возможные задержки на ответы согласно регламенту техподдержки.

Если есть потребность в доработке нештатного функционала, то нужно не забывать, что развернуть портал и произвести стандартные настройки штатного функционала займет около 20-40 часов, а доработки могут уйти далеко за 100 часов. И внедрение новых функциональных возможностей будет происходить постепенно, по мере их появления во взаимосвязи с технологическим и организационным уровнем. Затратность уровня в подавляющем большинстве определяется именно объемом запрашиваемых доработок.

Внедрение инструментов портала в технологические процессы предприятия. Сложен тем, что предстоит как подстройка инструментов портала под процессы компании, так и подстройка процессов под инструменты портала, если их нельзя настроить для работы по существовавшему методу.

В зависимости от типов клиентов сложность этого уровня внедрения может быть различной. Если в компании выстроены бизнес-процессы, то придется только подстраиваться и дорабатывать. Если не выстроены, то лучше сразу выстраивать в соответствии с особенностями корпортала.

Это, как обычно, на порядок сложнее, так как никаких финансов не хватит на замену всего коллектива компании на тех, кто и дело знает и с корпорталом умеет работать. Сотрудников придется приучать работать с новым программным обеспечением. И с учетом особенностей российского менталитета – нежелания ничего менять – можно предположить, что этот уровень внедрения будет чуть ли не самым трудным.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Внимание! Организационный уровень внедрения – это вопрос дисциплинированности руководства и его волевого решения.